University Studies
Abroad Consortium
Optimización de NetSuite con automatizaciones y soluciones basadas en IA
USAC (University Studies Abroad Consortium) ofrece programas de estudios en el extranjero para estudiantes universitarios.
A medida que USAC fue aumentando su uso de NetSuite, Hood River Consulting siguió optimizando su ERP con automatización financiera, mejoras en los reportes y soluciones basadas en Inteligencia Artificial.
Desafíos Iniciales
> Gestión ineficiente de descuentos:
No contaban con un sistema automatizado para aplicar descuentos según la antigüedad del estudiante, becas u otras categorías, lo que generaba confusión, trabajo manual e ineficiencias.
> Falta de categorización detallada:
El sistema ERP no permitía una categorización detallada de estudiantes y universidades, dificultando la integración de datos y los reportes.
> Reportes de flujo de efectivo insuficientes:
Era necesario contar con un estado de flujo de caja detallado y preciso para una gestión financiera adecuada y una toma de decisiones efectiva.
> Nuevas necesidades financieras y de reporting:
A medida que USAC ampliaba su uso de NetSuite, sus procesos financieros, de pagos, reembolsos y cumplimiento requerían cada vez mayor personalización y automatización.
> Mayor demanda del equipo de Atención a Estudiantes:
Los equipos de atención al estudiante necesitaban una forma más rápida de acceder a la información relevante y reducir el tiempo dedicado al seguimiento de cada alumno.
Las Soluciones
Hood River Consulting brindó un servicio integral de soporte mediante la personalización del sistema ERP NetSuite de USAC:
> Personalización de reglas de facturación por universidad:
- Se desarrollaron e implementaron reglas de facturación adaptadas al modelo de negocio de USAC.
- Se automatizó la aplicación de descuentos según antigüedad del estudiante, becas y otros criterios específicos.
> Incorporación de campos personalizados para categorización:
- Se introdujo una categorización detallada de estudiantes y universidades dentro de NetSuite.
- Se mejoró la capacidad de análisis y los reportes, permitiendo una mayor granularidad de datos.
> Implementación de reportes de flujo de efectivo y flujos de trabajo:
- Se habilitó una funcionalidad específica para reportes de flujo de caja dentro de NetSuite.
- Se crearon flujos de trabajo automatizados para gestionar reembolsos, depósitos bancarios externos y pagos.
> Resúmenes de estudiantes impulsados por IA:
Se implementaron resúmenes generados por IA para brindar a los equipos de atención al estudiante una visión consolidada de la información relevante, agilizando el seguimiento.
> Mejoras en reportes financieros y de cumplimiento:
- Mejora del seguimiento y reporting de IA Award Tracking
- Personalización del reporting 1098-T y de los cálculos de pagos
- Mejoras en los dashboards financieros y las capacidades de reporting
> Mejoras en procesos de pagos y reembolsos:
- Implementación de Link to Pay
- Integración con DocuSign para los procesos de reembolsos
- Mejora de los estados de cuenta de estudiantes y clientes
Resultados
> Mejora en procesos financieros:
La automatización y personalización permitió una facturación más precisa y una gestión optimizada del flujo de efectivo.
> Gestión de datos más eficiente:
La categorización detallada incrementó la eficiencia operativa y mejoró la capacidad de generación de reportes.
> Toma de decisiones estratégicas:
El acceso a información financiera precisa permitió una mejor planificación y asignación de recursos.
> Mayor eficiencia operativa:
Las mejoras en reporting, automatización y configuración de la cuenta de NetSuite ayudaron a USAC a optimizar sus procesos y mejorar la confiabilidad de su ERP.
> Un seguimiento de estudiantes más eficiente:
Los resúmenes de estudiantes basados en IA permiten a los equipos de soporte acceder rápidamente a la información relevante de cada alumno, reduciendo significativamente el tiempo de tratamiento de cada caso.